Pflichtangaben in Inkassoschreiben

Aufklärung im Inkasso
Intro Aufklärung im Inkasso

Pflichtangaben in Inkassoschreiben an Schuldner. Haben Sie sich schon einmal gefragt, warum die meisten Inkassoschreiben oftmals relativ unübersichtlich wirken? Warum klären viele Stellen online über Inhalte von Inkassoanschreiben – leider oft veraltet oder unzureichend – auf? Warum sind diese oftmals mehrere Seiten lang und dabei gefühlt vollgestopft mit unzähligen Informationen? Warum sind Leser von den Inhalten dieser Schreiben oftmals sogar überfordert bei deren Wahrnehmung?

Die Antwort auf die vorstehenden Fragen ist jeweils identisch und ebenso banal wie eindeutig. Weil es der Gesetzgeber genau so haben will. Dies allerdings nicht unbedingt nur aus eigenem Antrieb, sondern weil er von zahlreichen Stellen dahingehend beeinflusst wird. Verbraucherstellen, Ausschüsse und Lobbygremien haben dabei durch Ihre – zum Großteil tatsächlich auch aus unserer Sicht berechtigten Kritikpunkte – gefordert, dass zwingende Inhalte durch Inkassodienstleister bereits bei der ersten Kontaktaufnahme zu Schuldnern mitgeteilt werden müssen. Daneben stehen weitere nicht fachlich begrenzte Pflichtangaben und ferner weitere sogenannte “weiche Vorgaben“.

Am Beispiel unseres Erstanschreibens erläutern wir Ihnen all diese Inhalte und weisen dabei zugleich transparent nach, dass wir diese umfassend und korrekt auch stets mitteilen.

Unser Erstanschreiben

Zunächst stellen wir Ihnen mit fiktiven Schuldner- und Forderungsdaten dies kompletten und vollständigen Inhalte unseres 2 – seitigen Erstanschreibens an auftragsgemäß anzuschreibende Schuldner dar, damit Sie dieses vollständig wahrnehmen und einmal vor der anschließenden Auswertung der Inhalte zur Kenntnis nehmen können.

Erste Seite unseres Erstanschreibens
Erstanschreiben – Seite 1
2. Seite unseres Erstanschreibens
Erstanschreiben – Seite 2

Pflichtangaben in Inkassoschreiben nach RDG

Der Gesetzgeber schreibt in § 13a Absatz 1 des Rechtsdienstleistungsgesetzes (RDG)↗ zahlreiche stets in einem Erstanschreiben zwingend – also verpflichtend – durch in Inkassounternehmen mitzuteilende Informationen gesetzlich normiert vor. Dabei ist praktisch allerdings nur mitzuteilen, was tatsächlich auch zutreffend ist.

Eine Nichteinhaltung dieser gesetzlich geforderten Informationen und Inhalte wäre ein Verstoß gegen das RDG, welcher der zuständigen Aufsichtsbehörde gemeldet und von dieser gegenüber dem Inkassodienstleister sanktioniert werden könnte.

Diese Informationen sind dabei mitzuteilen:

  • Name, Firma und Anschrift des Auftraggebers,
  • Forderungsgrund
    • bei Verträgen, Vertragsgegenstand und Datum des Vertragsschlusses,
    • bei unerlaubten Handlungen, Art und Datum der Handlung,
  • bei Geltendmachung von Zinsen, Zinsberechnung, verzinzte Forderung, Zinssatz und Zeitraum,
  • bei übergesetzlichen Zinsen, Angabe der Grundlage für den erhöhten Zins,
  • wenn Inkassokosten geltend gemacht werden, Angabe Grundlage, Art, Höhe und Berechnung,
  • wenn Umsatzsteuer auf Inkassokosten geltend gemacht werden, Erklärung zur fehlenden Vorsteuerabzugsberechtigung des Auftraggebers,
  • wenn die personenbezogenen Daten des Schuldners nicht vom Auftraggeber mitgeteilt wurden, Hinweis, wie Fehler der ermittelten Daten korrigiert werden können und
  • Bezeichnung, Anschrift und elektronische Erreichbarkeit der zuständigen Aufsichtsbehörde nach RDG.

Zusätzlich gibt es weitere Informationspflichten, die erst auf Antrag des Schuldners gemäß § 13a Absatz 2 RDG seitens des Inkassodienstleisters erfüllt werden müssen und deshalb grundsätzlich nicht im Erstanschreiben enthalten sein müssen:

  • Nennung Ursprungsgläubiger und
  • bei Verträgen, die wesentlichen Umstände des Vertragschlusses.

Pflichtangaben in Inkassoschreiben nach RDG konkret

Nachfolgend stellen wir Ihnen die gesetzlich verpflichteten Inhalte in gesetzlicher Reihenfolge an den entsprechenden Auszügen unserer Schreiben dar, soweit diese in unserem Haus verpflichtend umzusetzen sind:

Pflichtangaben in Inkassoschreiben - Vertretungsverhältnis
Angabe Name, Firma und Anschrift des Auftraggebers
Forderungsgrund Vertrag
Forderungsgrund Vertrag mit Vertragsgegenstand und Datum des Vertragsschlusses
Zinsberechnung grundsätzlich enthalten in Forderungsaufstellung (in diesem Beispielsfall haben wir keine Zinsberechnung zur Veranschaulichung integriert
Zinsberechnung mit allen Angaben
Inkassokosten
Darstellung der Inkassokosten mit Angabe gesetzliche Grundlage, Art und Höhe
Bezeichnung Aufsichtsbehörde
Aufsichtsbehörde mit Adresse und elektronischer Erreichbarkeit

Welche Pflichtangaben in Inkassoschreiben lassen wir zulässig weg?

Unser Haus treibt Forderungen in der Regel hinsichtlich der Verzinsung nur in gesetzlicher Höhe bei, daher gibt es in unseren Schreiben keinen Hinweis auf übergesetzliche Zinsen und deren entsprechend notwendiger Grundlage. Ferner sind die meisten Auftraggeber unseres Hauses zum Vorsteuerabzug berechtigt, weshalb keine Umsatzsteuer als erstattungsfähiger Schaden bei Schuldnern angegeben wird und ein entsprechender Hinweis kraft Gesetz entbehrlich ist. Die personenbezogenen Daten zu Schuldnern werden unserem Haus auch stets seitens der Auftraggeber im Rahmen der Auftragserteilung zur entgeltlichen Forderungsbeitreibung mitgeteilt, weshalb ein Hinweis auf die Ermittlung personenbezogener Daten und dabei auftretender Fehler kraft Gesetz ebenfalls entbehrlich ist.

Dagegen haben wir in vorstehend letztem Bildausschnitt der 2. Seite unseres Erstanschreibens übergsetzlich auf die Themenkomplexe “Identitätsdiebstahl” und “Identitätsverwechslung” Hinweis eingearbeitet, die es Schuldnern ermöglichen sollen, in solchen seltenen Fällen richtig reagieren zu können und daraus abgeleitet im Rahmen einer richtigen Reaktion unserem Hause die Möglichkeit zu verschaffen, den richtigen Schuldner ausfindig machen zu können.

Pflichtangaben in Inkassoschreiben nach anderen Gesetzen

Auch Inkassounternehmen haben datenschutzrechtliche Bestimmungen zwingend einzuhalten. Dazu zählt auch der datenschutzrechtliche Hinweis, wo die personenbezogenen Daten der betroffenen Person erhoben wurden und welche Rechte die betroffene Person datenschutzrechtlich↗ hat.

Datenschutzhinweise
Datenschutzhinweis nach Artikel 14 DSGVO

DIN Vorgaben

Die Struktur des Anschreibens richtet sich hinsichtlich des optischen Layouts darüber hinaus anhand sogenannter DIN Vorgaben aus. Beispielsweise muss das Adressfeld auf Briefen an einer bestimmten Stelle des Blattes Papier verortet sein, damit beispielsweise in sogenannten DIN lang Briefen “mit Fenster” das Adressfeld an der korrekten Stelle des Briefumschlages auf der Höhe des Fensters vollständig erkennbar ist.

Briefkopf
Briefkopf mit allen Kontaktangaben zum Inkassounternehmen und zum Schuldner

Sonstige notwendige tatsächliche Angaben

Neben diesen aufgezeigten Pflichtinangaben in Inkassoschreiben sollten darüber hinaus rein tatsächliche Angaben, die notwendig erscheinen. Dazu zählen die Angabe der Daten zum Inkassounternehmen selbst und die Angaben beispielsweise der Bankverbindung, auf welche die beizutreibende Forderung eingezahlt werden soll. Auch die in Inkassoschreiben gesetzte Frist zur Begleichung der zwischenzeitlich aufgelaufenen offenen Forderungsposition sisnd notwendige Inhalte eines solchen Erstanschreibens.

Verbraucherschützende Stellen und anwaltliche Schuldnervertreter kritisieren medial immer gerne und meist vorschnell und unreflektiert, dass die Handlungsaufforderung in Inkassoschreiben angeblich eine erhöhte Drohkulisse aufbauen würde und insbesondere nicht transparent Schuldnern gegenüber kommuniziert wird, wie sich ein Schuldner als rechtlicher Laie richtig verhalten sollte, wenn diesem ein Inkassoschreiben zugegangen ist. Daher erscheint es aus rein praktischen Erwägungen nicht nur sinnvoll, sondern sogar gegen diese vorstehend erwähnten meist unqualifizierten Aussagen verbraucherschützender Stellen und anwaltlicher Schuldnervertreter im Rahmen notwendiger Aufklärung die Handlungsmöglichkeiten zumindest rudimentär für den Schuldner aufzuzeigen.

Handlungsbeschreibung für Schuldner
Reaktionsbeschreibung für Schuldner

Tatsächlich sinnvolle weitere Angaben

Das interne Aktenzeichen, das konkrete Datum der Erstellung des Schreibens und das Logog mit dem Hinweis der Mitgliedschaft im BFiF e. V. sind abschließend einzig als nicht gesetzlich vorgeschrieben oder unbedingt als sonstig unbedingt notwendig festzustellen. All diese Angaben erleichtern allerding die Dokumentation und Nachvollziehbarkeit sowohl für das Inkassounternehmen selbst, als auch für den Schuldner.

Der Hinweis unter Abbildung der Mitgliedschaft im Bundesverband ist zusätzliches Trustelement einerseits und darüber hinaus auch andererseits eine Nennung einer zuständigen und verantwortlichen Stelle, an die sich der Schuldner mit Anliegen über das Inkassounternehmen wenden und Hilfe erhalten kann.

Fazit

Wir hoffen, dieser Beitrag hilft Ihnen sich in unserem Erstanschreiben inhaltlich besser zurecht finden zu können. Wenn Sie nach dieser inhaltlichen Aufbereitung unseres Erstanschreibens im Inkasso reflektiert und ehrlich sind, dann haben wir bis auf wirklich ganz wenige Ausnahmen (die inhaltlich aber nicht nur sinnvoll, sondern sogar auch schuldnerunterstützend sind) grundsätzlich nichts in unser Erstanschreiben eingearbeitet, was sich nicht bereits als zwingende Vorgabe aus Gesetzen oder Richtlinien ergibt.

Wir verzichten bei dieser vorgeschriebenen Fülle an gesetzlich verpflichteten Inhalten bewusst auf weitere mögliche Ausführungen und Inhalte und entschuldigen uns, für die insbesondere auf Seite 2 drgestellten hinweise in Bezug auf die relativ geringe Schriftgröße. Im Rahmen der Formatierung haben wird uns zu einer rechtlich noch zulässigen Schriftgröße durchgerungen um den Papierverbrauch aus Nachhaltigkeitsgründetn gering zu halten und dadurch nicht zuletzt auch die Wirtschaftlichkeit für uns selbst zu erhöhen.

So ein Inkassoerstanschreiben wird wenn man es inhaltlich mal genauer betrachtet eigentlich umfassend vom Gesetzgeber schon fast selbst in jeder Hinsicht durch gesetzliches Diktat mittelbar erstellt.

Sofern verbraucherschützende Stellen oder anwaltliche Schuldnervertreter eine angebliche Drohkulisse durch Inkassoschreiben pauschal, unreflektiert und fachlich fragwürdig unterstellen, so ist dies meist aus der Luft gegriffen oder falsch oder es wird schlichtweg nicht das Erstanschreiben gemeint. Wir werden dieses Thema detailliert in gesondertem Beitrag für Sie abbilden.

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Updated on 9. Juni 2024

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