Inkasso Anruf vom Schuldner

Inkasso Anruf vom Schuldner - Aufklärung der Euro-Invest-Inkasso GmbH
Inkasso Anruf vom Schuldner – Aufklärung der Euro-Invest-Inkasso GmbH

Inkasso Anruf: Wie läuft eigentlich so ein Anruf beim Inkasso ab? Was kann da besprochen werden? Wieso werden da vom Inkasso zu Beginn zunächst so viele Daten abgefragt?

Dieser Beitrag erklärt Ihnen, wann es Sinn macht, beim Inkasso anzurufen und wann nicht. Auch erklärt er wie ein solcher Anruf in der Regel inhaltlich generell abläuft.

Der Inkasso Anruf vom Schuldner ist eine richtige Entscheidung

Schuldner reagieren in der Praxis auf Kontaktversuche vom Inkasso oftmals ebenso wenig wie auf vorherige Kontaktversuche vom Gläubiger. Deshalb ist es – vor allem aus Sicht des Schuldners – bereits eine gute und in aller Regel richtige Entscheidung, überhaupt zu reagieren. So können Lösungen gefunden, Probleme besprochen und Daten abgeglichen werden. Dies kann in zahlreichen Fällen in Form von einem Inkasso Anruf seitens des Schuldners vollkommen unbürokratisch und effektiv umgesetzt werden.

Wofür sollte man anrufen?

Nachdem bereits betont wurde, wie richtig es überhaupt für den Schuldner ist auf Kontaktversuche des Inkassodienstleisters beim Schuldner zu reagieren, stellt sich anschließend die Frage, welcher Antwortkanal der Richtige oder sinnvollste ist.

Telefonisch beim Inkasso Anruf kann ein Schuldner am sinnvollsten reagieren, wenn er allgemeine Nachfragen zu den Inhalten von Inkassoschreiben haben sollte um die Forderung selbst richtig einordnen zu können. Die Inhalte solcher Schreiben sind vielfältig und können schlichtweg überfordern.

Auch können Schuldner telefonisch beispielsweise Ihre eigenen personenbezogenen Daten berichtigen lassen, dies erspart für den Schuldner bereits Kosten für eine etwaige durch unser Hausbzu betreibende Datenberichtigung im Wege einer meist kostenauslösenden Datenermittlung zum Schuldner bei verschiedenen Behörden und Vollatreckungsorganen.

Ferner können die Modalitäten einer Einigung telefonisch besprochen werden, da jeder Schuldner sich in einer individuellen, eigenen und persönlichen Lage befindet. Solche Lagen zu schildern ist oft für Schuldner telefonisch einfacher als im schriftlichen Wege per Brief oder im elektronischen Wege per Email.

Wofür besser kein Inkasso Anruf?

Grundsätzlich keinen Sinn macht es für Schuldner Einreden oder Einwendungen, sowie weitergehende konkrete Auskünfte telefonisch zu erklären, bzw. einholen zu wollen. Wir vermerken dies grundsätzlich schon und setzen uns intern damit auseinander, aber praktisch raten wir Scguldnern davon ab.

Hintergrund zu diesem Rat sind dabei mehrere Aspekte. Der Wichtigste Aspekt dürfte dabei für den Schuldner sein, dass er telefonisch erklärte Einwendungen oder Einreden schlichtweg nicht angemessen für sich selbst inder Praxis dokumentieren kann und demnach auch im Falle einer gerichtlichen Auseinandersetzung nicht beweisen könnte.

Daher raten wir an dieser Stelle dringend an, solche Erklärungen mindestens in Textform per Email abzugeben. Dies hat auch den Vorteil, dass im Rahmen der Auslösung unseres internen Beschwerdemanagementsystems (BMS) meist umgehend nach Kenntnisnahme der Emailinhalte oder der Briefpostinhalte eine Eingangsbestätigung oder eine Rückfragenachricht ergeht. Beides sollten Schuldner in den eigenen Unterlagen zu Beweiszwecken aufbewahren.

Hinsichtlich weitergehenden konkreter Auskünfte ist eine telefonische Rückmeldung des Schuldners auch grundsätzlich ungeeignet, da unser Haus – selbst wenn es auftragsgemäß Auskünfte erteilen dürfte – diese in aller Regel per Email an die zuletzt bekannte Emailadresse des in der konkreten Akte betroffenen Schuldners versendet und telefonisch zur Sache selbst nichts preisgeben wird. Dies ist dem Schutz der personenbezogenen Daten des Schuldners und den gesetzlichen Bestimmungen des Datenschutzrechts geschuldet.

Unsere Mitarbeiter können den Anrufer weder sehen noch wenn Sie diesen sehen könnten, könnten Sie diese auch als den konkreten Schuldner erkennen, daher muss auf das seitens des Anrufers Mitgeteilte vertraut werden. Wir gehen für die Rückmeldung anhand der Anrufinhalte daher den sichersten Weg zum Schutz der Schuldner.

Ablauf Inkasso Anruf seitens des Schuldners

Kontaktiert ein Schuldner das Inkassounternehmen telefonisch mit einem Inkasso Anruf, werden nach der Begrüßung durch den Sachbearbeiter zunächst Daten zur betroffenen Forderung abgefragt um die Forderungssache intern überhaupt identifizieren zu können. Dazu wird meist das intern vergebene und auf jedem Schreiben unseres Hauses angegebene Aktenzeichen abgefragt. Halten Sie dieses daher bitte für das Telefonat bereit.

Anschließend werden bis zu drei verschiedene und willkürliche personenbezogene Daten des Schuldners, welche im System unseres Hauses zum Schuldner hinterlegt sind abgefragt um den Schuldner eindeutig identifizieren zu können. Dabei sind im System Daten hinterlegt, die der konkret betroffenen Auftraggeber im Rahmen der Einmeldung der Forderung unserem Hause gegenüber mitgeteilt hat.

Nur wenn der Schuldner dabei eindeutig verifiziert werden kann, kann der eigentliche Anrufgrund seitens des Schuldners auch tatsächlich mit unserem Sachbearbeiter besprochen werden. Ist dies dann – telefonisch in allgemein gehaltener Art – erfolgt, können darauf aufbauend auch die besprochenen Maßnahmen beiderseits anschließend eingeleitet und umgesetzt werden.

Damit endet der Anruf des Schuldners beim Inkasso.

Erreichbarkeit des Inkasso

Unser Haus↗ besetzt innerhalb unserer jeweils aktuellen Geschäftszeiten – derzeit werktäglich zwischen 09:00 Uhr und 17:30 Uhr – mindestens einen und bis zu maximal 8 besetzte Telefonarbeitsplätze, welche bestenfalls gleichzeitig erreichbar sind.

Sollten Sie in telefonischen Stoßzeiten anrufen, ist es nicht unwahrscheinlich, dass Sie dabei mehrere Versuche zu einer tatsächlichen Verbindung mit einem Sachbearbeiter benötigen werden. Dies ist dem Umstand des erhöhten Telefonaufkommens einerseits und den anschließenden akteninternen Dokumentationen des Sachbearbeiters in der zuletzt bearbeiteten Akte andererseits geschuldet. Wir wissen, dass das frustrierend sein kann, nur leider sind unsere personellen Kapazitäten einfach leider auch nicht endlos.

Nach einem abgeschlossenen Telefonat wird jeder Anruf nebst Inhalt im Rahmen einer Notiz in der konkret betroffenen Akte hinterlegt. Damit wird sichergestellt, dass jeder Sachbearbeiter der diese konkret betroffenen Akte öffnet, auch den jeweils aktuellsten Informationsstand zur Forderung haben soll und dient überdies der fachlichen Absicherung unserer Sachbearbeiter.

Darüber hinaus sind unsere Sachbearbeiter auch häufig in anderweitigen Anrufen gebunden oder mit anderweitigen Aufgaben als der reinen telefonischen Sachbearbeitung praktisch betraut. Ein Telefonat beispielsweise mit einem Gerichtsvollzieher, Drittschuldnern oder anderen Stellen ist im Rahmen unserer Tätigkeit ebenfalls häufig wichtig und blockiert effektiv auch die Erreichbarkeit unseres Hauses. Auch müssen parallel zur telefonischen Sachbearbeitung Emails und Eingangspost durch die Sachbearbeiter beantwortet werden.

Unsere Sachbearbeiter sprechen sich dabei grundsätzlich und technisch unterstützt intern ab um eine ständige telefonische Erreichbarkeit bestmöglich aufrecht zu erhalten, wobei es praktisch aufgrund vorstehender Umstände eher selten ist, dass 8 Telefonkanäle zeitgleich zur Erreichbarkeit besetzt sind.

Zudem beachten wir auch als Inkassodienstleister Pausenzeiten unserer Mitarbeiter, gewähren diesen auch nach arbeitsvertraglicher Vereinbarung Erholungsurlaub und müssen zeitweilig auch auf die Leistung einzelner Sachbearbeiter verzichten, wenn diese arbeitsunfähig erkrankt sind. Auch dies hat Auswirkungen auf unsere Erreichbarkeit.

Recht auf Abbruch beim Inkasso Anruf vom Schuldner

Auch telefonisch richtet sich der Tonfall des Gespräches nach gesellschaftlichen Konventionen und den als beim Anrufer bekannt zu unterstellenden Regeln des Anstandes.

Unsere Sachbearbeiter haben die von der Geschäftsleitung und unserer Rechtsabteilung die ausdrückliche Erlaubnis und soagr die verbindliche Vorgabe, Anrufe unverzüglich abzubrechen, wenn der Anrufer sich in Inhalt oder Tonfall der Gesprächsführung rechtlich oder tatsächlich deutlich im Ton vergreift. Dokumentiert werden auch diese Anrufe in der Akte und führen intern zu einem verschärften und verbindlichen Vorgehen unseres Hauses in dieser Forderungssache gegen einen so agierenden Schuldner.

Wir haben menschlich sehr wohl Verständnis für menschliche Unwägbarkeiten des Lebens und auch für Emotionalität von Schuldnern, nicht aber sind unsere Sachbearbeiter Psychiater, Bewährungshelfer oder Prellbock für unsittliches und / oder strafrechtliches Fehlverhalten von anrufenden Schuldnern. Unsere Aufgabe ist es jedoch sachlich den eingemeldeten Auftrag unseres Auftraggebers bestmöglich – gerne auch unter Findung einvernehmliche Lösungen mit dem Schuldner – zu erfüllen.

Benimmt sich ein Schuldner telefonisch daneben, dürfte es psychologisch nachvollziehbar sein, dass unsere Sachbearbeiter wenig geneigt sein dürften mit allem erdenklichen und möglichen Einsatz einvernehmliche Lösungen beim Auftraggeber zu Gunsten des Schuldners vorzuschlagen.

Die Welt ist wie ein Spiegel, lächelst Du in Sie hinein, lächelt Sie zu Dir zurück.

Allgemeines Sprichwort
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Updated on 10. Juni 2024

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